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Bill Trenchard:70%时间可被更好地利用

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  【毕友导读】作为一个创始人、初创公司顾问和风险投资人,Bill Trenchard 曾帮几十个创业公司落地,通过高增长赢得竞争。他目前是 First Round Capital 合伙人。本文中,他向创业者和投资人总结了自己是如何管理时间的。

首当其冲,学会学

  这一点非常重要。因为随着公司壮大,你要处理的事也越来越多。你身边会冒出无数人,通过 LinkedIn、电子邮件之类约你见面,请你帮忙,甚至会冒出一位你 20 年都没见过的儿时伙伴,请你将你 Facebook 上那些有影响力的朋友介绍给他。这时,你要说“不”。

  学“不”当然很难,因为你有颗感恩的心,你想回报,你觉得很多人帮过你,你也应该这样。但是你得有条底线,同时还要学会一些容易说“不”的技巧。

  试试下面这个“拒绝模板”,它适用大多数情况。我第一次从一位企业家兼投资人那里听到这个东西,它帮我节约了无数时间,并减轻我的焦虑。举个例子:

  “Hi Bill,很开心收到你消息,愿你一切都好。目前我公司刚刚起步,发展还不错,但面对远期目标,我仍有很大压力。我会参与一些圈内社交,但近期我可能不太方便。 祝好! ——Josh”

  用这个方式,对那些你不想浪费时间精力的事做统一回复。你要用诚恳态度告诉对方目前你实际状况,不要把事情搞得模棱两可。

  而有自己的“拒绝模板”后,你可以对任何推销人士说“不”。在不需要融资时,对那些投资邀约说“不”;投资人介绍各种各样的人给你,你也不必跟每个人都见面;董事会成员任意提出请求,你也不必每个都点头答应。包括 LinkedIn 上信息、长久失联的朋友要求见面等等诸如此类,立刻为每个此类事情写个拒绝模板。

第二步:做电邮达人

  我特别向那些还没用过 SaneBox 的人介绍这个软件。我很爱用,因为它简单,帮我节省很多时间。它就有点像谷歌优先项邮箱,设立一个群发邮件文件夹,把所有群发邮件从收件箱分出,所有你不想亲自查阅的邮件,你永远都看不见。

  我认识的许多 CEO,在清空收件箱方面都是高手。想想邮局如何分信:会把信拿起来左看右看,然后来来回回斟酌每一封吗?这种做法真让人崩溃,但恰恰是大多数人处理邮件的方式。我观察到“电邮忍者”们通常用三种方法处理:

  全天候。一直开着收件箱,邮件收到就立刻处理。但即使你极具责任心,对需要深思熟虑的邮件,这种方式可能也有点草率。

  批处理。一天集中处理 2 到 4 次。

  助理。找个全天候或虚拟助理帮你分类邮件,标记那些需要你亲自回复、重要的邮件。

  如果你没助理,我建议第二种方法,它让你处理邮件时集中精力,省出时间专注其它工作,同时处理多任务结果就是常常每件事都做不好。提升效率的其它办法还有: 装些如 Asana 类任务管理插件,可以迅速将你 Email 移入移出任务管理器。

  其它经验:如果一封邮件你可以 2 分钟内处理,那就立刻处理掉它,如果时间需要超过 2 分钟,就把它移到任务管理器。这样做,你可以学会分辨每个邮件轻重缓急,看邮件也不会占用大把时间。最后,可能也是最有效办法:用 TextExpander 或其他“快速输入神器”,将常用内容设置成简短字符,轻敲几下就写完一封邮件。

第三步,保持精力

  过去,我们平均每天走路 12 英里,现在我们天天坐着。但久坐不动危害堪比吸烟。科技工作者每天平均坐 9.3 小时,比睡觉都长,但是生命在于运动,下面有三个放松小技巧:

  7 分钟锻炼法。《纽约时报》曾报过这个方法,在 7 分钟里做 12 个动作,这种方法科学且有用。

  步行会议。几乎所有人都会有一对一会议,可以用散步替代坐在办公司或咖啡馆。

  使用站立式办公桌。现在许多公司都批准这类请求,它已被证实可以有效降低心脏病和癌症,并可以提高士气保持头脑清醒。如果你公司允许移动办公,试试它。

  保持健康不光指身体健康,更包括心理健康。我们都知道睡眠规律,知道深度睡眠和 REM 周期的重要性,但常常忽略个人每天睡眠规律,要利用好每个人的“上升周期”,你应该像个运动员一样建立一套自己的计划表,把全天最有效率的一两个小时,花在你认为最重要的三件事上

  典型 CEO 通常把上午时间花在最需创新的事上。调查表明:实际上大多数人也是上午最具创新意识;而处理邮件、站立会议则被排后,然后每天最后时间,还是安排处理邮件。

  注意,每两件事中都该有休息时间,以便你做每件事时可以专注。另外非常重要:当你休息时,你就真的是在休息,比如找个人聊天,听听音乐放松,做点跟工作无关的事。

第四步:制作执行手册

  每件你做过超过三次以上的事,把它详细过程记录下来,然后制作成一本你可以移交给其他人的执行手册,这样其他人就可以按你想法执行。尽量制作详细、不要让他人拿着它一而再、再而三问你下一步该怎么做,或是下一步负责人该找谁。

  这其实也是 Uber 迅速扩张的原因。Uber 在美国 70 个城市迅速发展并占领市场,他如何做到的?使用执行手册!在每个城市扩张时,他们都有每个城市单独的执行手册,每个不同城市做小范围差别调整。每扩张一个城市,他们都实践、检验并记录到执行手册。现在,他们只需按这份完整的手册执行,就像一把“万能钥匙”。

  热衷创新的人都爱记录,但对初创公司,仅仅记录不够,我所见过发展最成功的创业公司,都是早早就系统化自己日常行为和核心产品,让他们在发展中成为一种习惯。

第五步,从外部会议获益

  你花了多少时间去见那些对你企业很重要的人,却没办法增进你们之间关系?这些人,可能是生意发展伙伴或是一位客户。为打破这种僵局,您需要了解他们的专业挑战。如果你不知道,就去问。假设你在一个 B2B 环境,你客户的客户要求是什么?你又能帮他做点什么?我们中有多少人可以列出:我们客户要面对的专业挑战的前三位

  所以要真正从各类见面中有所得,你就必须在私人和专业间搭一座桥。它没必要深奥,简单得甚至可以是问问他们接下来的假期准备去哪里旅行。当他们回答这些问题时,你要记录一下,也就是说:你要创造机会在会议之外深入了解这个人。如果谈到单车骑行,你可以给他发一些很棒的单车骑行路线,这会带来变革性不同。

第六步:合理规划内部会议

  初创公司每天都有无数会议,会开的多,收获却很少。我认为最该砍掉的会议就是汇报状况的会,你不需团队时刻汇报进展,把这些情况写进 Google Doc,每周发给大家阅读即可。

  同时做出决议前,永远不要离开会议。也包括决策会议时,迅速作出可逆决定,初创公司大多数决策是可逆的,但我们花太多时间思考这些。请将正确的数据和正确的人聚集起来,自然就可以得出正确决议。

  所有决策会议都该如此,除非这是一个不可逆决议。多花点时间在这些不可逆决议上,多跟你指导者和董事们沟通。作为初创公司,你最大优势就是规模不庞大,转变起来很快。

第七步:找个助理

  科技伟大之处是让我们更有效率,但它也有限,你应该找个助理帮你,无论是办公室还是远程都可以。TaskRabbit 类远程助理虽然可以帮你分类任务,但不知道你在想什么也无法替你做决定。

  所以如果有可能,雇一个全职助理,效果会超乎你想象。助理除了能根据你行为,判断你想法代你做决定外,还能帮你分担其他事情。

  如果你没法雇用全职助理,试试虚拟助理,市面上有很多便宜的虚拟助理服务,比如 Prialto,它们可以替你处理很多事,比如订购、寄送礼物、还有听写功能、安排会议等。

  特别是听写功能。这个功能非常有效,绝不该被低估。我建议你下载一个叫 Voxie 的 App。你只需对它说,“请写封 Email 给 Chris”,然后接着说内容:“你好 Chris,很高兴早晨与你见面,谢谢你抽空过来。”这位虚拟助理可以轻松做出语音记录,当你打开收件箱,你会看到这些语音已被整理成文字草稿,你只需轻轻一点发送出去。

  会议后的跟进工作影响很大,但请问你多久才会去做?现在,你可以用语音记录,会后立即起草。

第八:给你团队成员一臂之力

  我最近跟一位效率极高的 CEO 聊天,他信奉“行走式管理”。这模式和它名字一样,他每天就在办公室来回走,跟团队内成员一对一或小团体交谈,他问:是什么阻止了你工作进展?你困难是什么?这些是我能帮你突破的瓶颈或障碍吗?怎样的资源或方法可以快速推进你工作?

  我建议你问问你团队成员这些问题,然后帮他解决。如果你想让他们高效,你就得自己高效,在他们需要时提供及时帮助。快速反应是其中一个关键,你还可以用 AwayFind 批处理和处理有紧急请求的邮件,当有人发你一封高优先级邮件,你可以马上得知。

  很多时候,你会发现员工很容易就“卡”住。他们会为部署新功能或给重要人物发邮件紧张,会为修复一个小小 Bug 挥汗如雨,却忽略掉整个大项目已经由此停滞!当这类事阻碍他们工作进展,你该问的最好问题是:这个错误会带来多少损失?如果 200 万人里只有两个人认为这个新功能不完美,你根本就没必要浪费时间在修复 Bug 上。如果你是一个管理者,这些地方才是你最该花的时间。

  实际上,80/20 法则适用任何事,80% 时间该被花在重要事情上,其余 20% 花在琐事上。停止寻找完美,许多初创公司雇员,特别是技术人员喜欢万事追求完美,但这并不是你作为 CEO 该追求的,速度才是。如果你掌握了如上技巧,可以将你 70% 时间最大化利用,你会在开会及看邮件方面省力不少。更重要的是,你可以将省下时间放在领导团队,鼓舞人心、谈判生意及改变世界上。

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