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建立属于你的个人高效系统

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编者按:我们介绍过不少CEO高效的一天,但回到我们本身,如何建立自己的高效系统,做好长短期的计划和准备?效率专家Mike Vardy为我们整理了以下建议,告诉你如何设置一个简单的个人高效系统:

  已经有太多的高效系统供人使用,而对于那些刚刚开始,想寻求更好方法完成他们任务,项目,目标的人来说,要做一个高效系统却是相当艰巨。这篇文章将告诉你怎样设置一个简单的个人高效系统,让你在投入时间小的情况下通过一些简单的工具准备获得多的回馈。

  步骤1:确定用纸还是用数码

  为了确定怎样的系统对你来说是最有用的,你需要知道你自己是更倾向于用纸做计划还是能通过一些数字工具帮你管理任务和时间。要搞清楚这件事你可以问自己一些问题,不用对每个问题揪着不放,诚实回答就好:

  • 你是否对科技感到自在?
  • 你都拥有什么设备,使用它们的频率高吗?
  • 当你把事情写下来,或者将他们放到网上、用录音机录下来,你会把事情记得更清楚吗?
  • 你的笔迹易读吗?如果你用纸做计划,它会不会因为内容过剩而很少被实现?
  • 你用什么方式消费新闻和书?
  • 你是在纸上还是在网上阅读他们?
  • 你是否喜欢将你要做的事项摆在面前?还是说你从来没这么做过?
  • 你怎样组织你的数码文件?

  一旦你弄清楚自己是数码高效型或纸张高效型,你就需要用不同的适用工具来武装自己。

  步骤2:挑选合适工具

  首先,你会需要为你的系统设置组装些书写工具。确定你会使用至少三种颜色,这样你就可以通过不同的颜色处理特定的任务或项目。这么做可以让你专注,并保持对事情的观点(为此我用了多色笔)。

  现在你需要决定你需要选择的纸张产品。下面是一些例子:

  • Dave Seah的 Emergent Task Planner(紧急任务规划簿): 这个工具可以让你结构化自己的一天以确保你不会因为包揽太多事情而无法应付——并且让你学会如何用你大部分的时间去做你最想完成的事。

  • Productive Flourishing Free Planners(蓬勃生产力免费策划簿): 通过Productive Flourishing,你可以免费地获取这些纸质计划表,它们不仅可以帮你将事情完成,还能让你想清楚怎样的计划方法最适合你。

  • Creative’s Outfitter by Behance: 这个网站提供了不同的工具帮你做计划,包括了专门为Behance自己的Action Method系统设计的工具。
  • Frictionless Tools: 如果你想让事情没这么结构化,你可以试试Frictionless Tools。它们易于使用,并且会通过一些必备事项帮你摆脱思考把事情做好。
  • EISENHOWER Pad: 这是一个完全不同的任务管理方法,它的四象限法最开始由Dwight Eisenhower进行推广。除了用纸也可以在iPhone和web应用上使用。

  最后一件你会需要的,是一些放在你家或办公室的纸质墙上日历,帮你一目了然地跟踪预约和一些绝对事务。使用一个日历的关键在于你只需要将事情放到上面,并且不要讲截止日期放到日历上。否则你最终只会为截止日期而活而不是去打败这些截止日期。

  如果你是数码型,你会需要决定自己将使用哪款app:

  • Evernote:是其中一个被广泛使用、接受的效率app。即使你不用它来做任务管理,也可以装一个。它在做笔记和保存研究上很有用。Evernote同时还和Moleskine笔记本有合作,可以帮助那些爱纸人士将东西放到Evernote里——如果你想将纸上的事情变成数码,这个值得关注。
  • Asana:对于协作项目或任务来说是一个理想工具,它可以让你远离低效的电子邮件收件箱,同时拥有移动版本和iPhone app。
  • IQTELL:尽管这个还是个测试版,但这个基于web的应用希望将所有重要的效率设置原则都放到一起。
  • ToodleDo:这个app最适合那些只想在一个任务管理应用上使劲的人,它是跨平台的。
  • Remember The Milk:这是另一个非常受欢迎的应用,和ToodleDo一样,因为多功能性而受到青睐。

  至于日历解决方案,除了使用Google日历和iCal,你还可以使用下面的这些跨平台工具:

  • Doodle:在我看来它是最好的会议时间表工具。
  • Clarity:它填补了Tungle.me(云上日程管理工具)遗留的空白(提供时间调度功能,以帮助更好地连接不同时区的人),而这或许也让它能够增强你的线上日历。

  步骤3:撰写日志和目标设定

  不管你将要使用的是哪种方式,你都需要有一本笔记本(或者一个像Day One这样的app),这本笔记本只用于记录日志,每周至少一次。我建议你从每周一次的日志开始,在适应之后再看如何安排。如果你在写一个日志主题时存在困难,就利用这个机会回顾你过去一周的进度并预测、展望下周的事。不管你是从哪里找到灵感,都要随时让自己在“你在哪个进度中”以及“你想要达到的目标”问题当中保持清醒。当一切都失败时,保持感恩,这是另一个让你留在赛道上的方法。

  不管是纸张高效型还是数码高效型,都需要做一定的长期思考去奠定目标。你需要通过不同的时间维度勾画出你的目标:5年,明年,今年,6个月,3个月,本月,每个时间维度都用单独的一页来写。不做编辑修饰,让想法随意迸发。从你本月工作的下一步开始,并按照你的思路努力让每一个进阶都衔接起来。

  如果你已经完成了这些,可以去散散步运动一下清理你的思绪,让自己休息一下。毕竟你已经设置了一个系统的基础架构——如果照着它去做是会成功的。

  步骤4:列出要事

  将那些偶然遇到并需要你花费时间行动的事情捕捉起来。如果你能立即做,那就把他们完成了,并跳过捕捉他们的步骤。如果你有个需要坚持的规律,那就在你选择的工具上将这个规律捕捉出来并在需要的时候做重新的审视。但不要将这个规律放到你最主要的效率工具上。当你开始努力提高生产效率,你放入的事情越多,所产生的压力就越大(即使你有在做所有你列出的事情也是一样)。在这里需要抓取出来的是那些非常规的工作。如果你可以将事情要领直接放到你的主要效率工具上,就这么去做。如果不能,你可使用笔记本或索引卡的方式进行条列抓取。

  在每天结束时将所有列出来的事项再次放到你主要的效率工具上,如果你已经做了其中的一些事了,就不用转移他们了。也就是说,在一天要结束的时候,你可以在睡前规划一下第二天做的事。通过对第二天的规划,你返回工作时就不会有“需要做什么”的疑问。提前计划能够让你提前迈进。

  步骤5:重新审视

  还是那句话,如果你喜欢,你可以为回顾一事做日志撰写,这是每一星期后继续成功的关键。回顾可以让你在正确方向上保持前进,而不会阻止你的前进。这一步对于你高效系统的长期成功执行非常关键,所以不要在上面偷工减料。

  另外,你需要在30天后重新审视你的系统对于你来说有多有效。如果它没起作用,你可能就会发现你或许更适用于数码工具。同时你还需要重新审视目标时间表并进行重新评估,把新目标加上,放弃不再那么期望的目标,并将你已经完成的目标划掉。

  结论

  系统和结构是重要的,它们是让人更富有成效的基础,但并不代表他们是复杂的。事实上,人们放弃一个系统往往是因为它们太让人气馁。这也是因为它们很多在被设置出来的时候就是复杂的。摆脱思考并不意味着要变得复杂。

  事实上,呆在你的脑海里才是让事情更复杂的原因。

  花一些时间弄清楚怎样才会让你和你的习惯更高效,其实你真的可以摆脱思考,并把事情做好。

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